Dienstwagen zu Hause laden: So rechnet man das einfach ab

Zur Elektrifizierung ihrer Flotten gehört für viele Unternehmen neben dem Aufbau eigener Ladeinfrastruktur auch ein Konzept für das Dienstwagen-Charging zuhause – damit Mitarbeitende komfortabel und kostengünstig daheim laden können. Welche Fragen dazu für einen reibungslosen Betrieb geklärt werden müssen, zeigt folgender Beitrag.

Elektromobilität ist nach wie vor im Fokus vieler Flotten – und das hat Gründe

Zwei Drittel der deutschen Unternehmen arbeiten an der Elektrifizierung ihrer Flotten - das ergab die Fleet-Charging-Studie, die 2024 erstmals vom Marktforschungsunternehmen Uscale durchgeführt wurde [Quelle: https://uscale.digital/blog/2024/09/23/fleet-charging-studie-2024/]. Die Uscale-Umfrage zeigte, dass das Engagement weitgehend unabhängig von der Branche sowie von der Art und Größe des Fuhrparks ist und die Umstellung alle Fahrzeugklassen umfasst: vom Pkw über den Transporter bis zum Lkw. Die mögliche Kostenreduzierung wird von zwei Drittel der Befragten als wichtigstes Ziel genannt, gefolgt von Verfügbarkeit, Umweltzielen und der Fahrerzufriedenheit.

Elektrifizierzung beschlossen, aber dann…

Die Elektrifizierung der Flotte geht meist mit der Schaffung eigener Ladeinfrastruktur einher. Ein gutes Ladeinfrastrukturkonzept berücksichtigt dabei aktuelle und künftige Anforderungen bzw. Nutzungsszenarien. Es ist oft komplex und muss dafür neben vielen technischen auch organisatorische Fragen klären wie: Welche Nutzer sollen wie abgerechnet werden? Sollen die Firmenwagen auf dem Betriebsgelände und/oder per Wallbox bei den Mitarbeitern zuhause geladen werden? Gemeinsam mit einem Dienstleister, der die notwendige Fachexpertise mitbringt, lässt sich die eigene Ladeinfrastruktur von Beginn an auf ein sicheres technisches und organisatorisches Fundament stellen, das auch für künftige Anforderungen beste Perspektiven bietet.

Dienstwagennutzende laden dann am effektivsten, wenn sie das zu Hause und am Arbeitsplatz tun können

Während das Hauptaugenmerk beim Aufbau der Ladeinfrastruktur auf dem eigenen Betriebsgelände liegt, wollen die meisten Unternehmen ergänzend für dienstwagenberechtigte Mitarbeitende auch ein Konzept für das Laden von E-Fahrzeugen an der heimischen Wallbox. Gerade in Zeiten von Homeoffice oder bei landesweit verteilten Vertriebsmitarbeitern kommen nicht alle Kollegen regelmäßig zum Laden auf das Betriebsgelände. Eine heimische Wallbox kann Mitarbeitenden mit E-Fahrzeug ermöglichen, bequem über Nacht zuhause zu laden und morgens immer mit voller Batterie zu starten. Unternehmen profitieren im Vergleich zu öffentlichen Ladestationen von geringeren Kosten für den Ladestrom.  

Betrieb von Heimladestationen professionell angehen

Um Heimladestationen so effizient betreiben und abrechnen zu können wie die Ladeinfrastruktur auf einem Betriebsgelände, braucht es dazu ebenso eine professionelle Betriebsführung – zum Beispiel über eine Plattform, die entsprechende Prozesse wie Management, Speicherung der Verbrauchszahlen oder Abrechnung technisch unterstützt. Unternehmen sollten deshalb rechtzeitig entscheiden, ob sie den Betrieb der Heimladestationen für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst übernehmen oder an einen externen Anbieter abgeben wollen. Dienstleister betreiben nicht nur Unternehmens-Ladeinfrastruktur, sondern kümmern sich wie beispielsweise der bundesweit tätige Ladeinfrastruktur-Spezialist Chargemaker mit seinem fleet@home-Angebot auch um den Betrieb von dienstlichen Heimladestationen. Arbeiten Unternehmen mit einem Dienstleister für den Betrieb ihrer Ladeinfrastruktur zusammen, nimmt er ihnen in der Regel zahlreiche Aufgaben ab. In jedem Fall sollte der Betreiber bei der Auswahl der passenden Wallbox und ihrer Konfiguration unterstützen sowie den laufenden Betrieb der Heimladestation übernehmen. Gegenüber den Mitarbeitenden ist der Betreiber der zentrale Ansprechpartner, der ihre Ladestation-Anträge an das Unternehmen sammelt, notwendige Informationen erhebt und den gesamten Prozess der Bereitstellung bis in den laufenden Betrieb hinein begleitet und unterstützt.

Dienst-Wallbox zuhause: gern ein klares Angebot machen

Wenn Unternehmen Heimladestationen für ihre Belegschaft anbieten möchten, sollten sie die Eckpunkte genau festlegen, um einerseits gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und andererseits den Ablauf zu standardisieren und möglichst klar und reibungslos zu gestalten. Folgende Fragen sind dazu beispielsweise zu klären:

Welche Heimladestation wird den Mitarbeitern angeboten? Ein zentrales Kriterium dabei: Damit buchhalterisch und steuerlich korrekte Abrechnungen gemacht und Eigenbelege erstellt werden können, müssen Wallboxen eichrechtskonform sein. So können Rechtssicherheit gewährleistet und Betrug oder Verfälschung bei der Abrechnung verhindert werden.

Wer kauft, wem gehört die Heimladestation? Wer macht den Support während des Betriebs? Übernimmt dies das Unternehmen, muss es sich auch um die Einhaltung entsprechender Wartungsrichtlinien kümmern. Oft ist es daher praktikabler, dass der Mitarbeitende die Wallbox kauft – dann kann sie auch nach seinem Ausscheiden aus dem Unternehmen einfach bei ihm verbleiben.

Welche Ladestromkosten will das Unternehmen übernehmen? Technisch lassen sich private und dienstliche Ladevorgänge trennen. Dienstliche Verbräuche können dem Mitarbeitenden auf Basis seines aktuellen Stromtarifs erstattet werden – dabei ist z.B. auch eine Deckelung des Erstattungsbetrags pro geladener kWh möglich.

Besitzt der Mitarbeitende vielleicht schon eine Ladestation und ist diese auch fachgerecht angeschlossen? Hier kann geprüft werden, ob und wie sich diese auch weiterhin nutzen und in das Abrechnungskonzept des Unternehmens einbinden lässt

Installation: Prozess unterstützen und automatisieren

Nachdem ein Unternehmen die Wallbox-Bedingungen für die dienstwagenberechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geklärt hat, kommt es nun darauf an, die notwendigen Prozesse – entweder selbst oder via externem Betreiber – so zu gestalten und zu unterstützen, dass sie möglichst effizient und reibungslos ablaufen können. Wichtig ist es, die Mitarbeitenden dabei gut mitzunehmen, ihnen das Loslegen zu erleichtern und die Nutzung ihrer Heimladestation durch ausreichend Information und Unterstützung so einfach wie möglich zu machen. Bewährt hat sich dazu beispielsweise eine Landingpage des Betreibers, auf der Mitarbeitende eine heimische Wallbox beantragen und notwendige Informationen dazu übermitteln können. Dazu gehören neben der Adresse auch Daten über den aktuellen Stromanbieter und den gültigen Strompreis für die Abrechnungen. Nach Freigabe durch den Arbeitgeber kann die Wallbox vom Betreiber vorkonfiguriert und für den Versand vorbereitet werden. Manchmal ist nach technischer Prüfung sogar die Nutzung und Übernahme einer bereits vorhandenen Heimladestation möglich.

Installation: Fachbetriebe vor Ort bieten kurze Wege und konkrete Ansprache - auch bei Garantiefällen und Rückfragen

Da Wallboxen durch Fachbetriebe montiert werden müssen, empfiehlt es sich, das durch Betriebe vor Ort und koordiniert durch den Mitarbeitenden erledigen zu lassen. Ist die Heimladestation fachgerecht installiert, kann sie beim Betreiber angemeldet werden, um dienstliche Ladekosten vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen.